GDPR - EUs dataforordning
Behandling af personoplysninger
Behandling af personoplysninger:
Grundejerforeningen er dataansvarlige og behandler personoplysninger (ikke følsomme oplysninger).
I forbindelse med EU’s dataforordning, der trådte i kraft d. 25. maj 2018, har bestyrelsen vedtaget en privatlivspolitik, der kort fortæller dig hvilke oplysninger der behandles samt hvordan foreningen behandler dem.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål.
Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål. Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Foreningen behandler følgende personoplysninger: navn, efternavn, adresse
Vi registrere og opbevare ikke telefonnummer og mailadresse eftersom disse ikke bruges i vores opkrævningssystem.
Her indsamler foreningen oplysninger fra:
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med gældende dansk lov. Fx gælder, bestemmelser i Regnskabslovgivningen, at oplysninger om kontingentindbetalinger gemmes i 5 år.
Typisk vil navn i vores betalingssystem blive ændret ved fraflytning, da vi registrere ejendommen/adressen ved et unik ID nummer. Så det som bliver opbevaret er ejendommens ID nummer og det aktive navn i ejerskabstiden.
Du har en række særlige rettigheder i forbindelse med EUs dataforordning:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens bestyrelse.
Data bruges i forbindelse med:
- Kontingentopkrævning og vejfond
- Særlige opkrævninger (f.eks. ved større vejvedligeholdelser)
- Rykkere ved restancer
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling og udsendelse af referat fra generalforsamlingen.
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser og videregives ikke til tredje part.
Indsamlede data:
Foreningen indsamler følgende obligatoriske data om det enkelte medlem:
- Navn
- Adresse
- Matrikelnummer
- Nets Betalings ID
Der indsamles ikke særligt personfølsomme data som et led i foreningens arbejde, hvorfor foreningen ikke indhenter samtykke fra medlemmerne.
Samtykket anses for givet i det øjeblik en ejendomsmægler eller medlemmet selv oplyser foreningen om tilflytning.
Øvrige forhold:
Det er muligt at få oplyst kontingentstatus og hvilke data foreningen har liggende ved henvendelse til Kasseren.
Foreningen opbevarer ikke data ud over ovenstående.
Afgående bestyrelsesmedlemmer skal efter endt overlevering af bestyrelsespost destruere foreningens data.
Deling af data sker i situationer hvor foreningen overgiver restancer til retslig eller anden inddrivelse.
Copyright © Alle rettigheder forbeholdes